Time Management Things

Aku lagi belajar soal mengatur waktu. Klasik sih. Tapi entah kenapa akhir-akhir ini sering merasa kekurangan waktu, which is a symptom that I can not manage my time well. Baca artikel sana-sini, baca buku sana-sini, dan akhirnya nemu video di atas. Video seorang professor amiriki yang sudah almarhum karena kanker pankreas, yang cuma punya waktu 3 – 6 bulan pas dia ngasih kuliah itu. Well, hampir 1.5 jam sih. Anggap aja kuliah 2 sks.

I guarantee his talk above will worth your time, I hope you guys as inspired as me in enjoying his messages and sense of humor. Tanpa bermaksud membocorkan isinya, aku catat beberapa point yang doable and relevant. Untuk catatan sendiri sih maksudnya, biar nggak boros waktu lagi nonton 1.5 jam kuliah Pak Randy. These are his points that I love:

  1. Time, you cant ever get it back. Coba mulai biasain menjadikan waktu adalah komoditas. Daripada mikir, “Ambil MBA 70 juta mahal nggak ya?” mending mikir “Gue 2 tahun ambil MBA worth nggak ya?”. Karena 70 juta Rupiah, bisa didapetin lagi besok, bisa dicari lagi. Tapi 2 tahun yang udah kebuang, nggak akan pernah balik.
  2. If you’re not gonna have fun, why do it? Life is way damn short and we have to spend it with lots of joy. Nggak suka sama kerjaan sekarang? Mulai pikirin dong kerjaan apa yang disuka. Fight for your own fun. Kita semua punya pilihan kok kalo mau milih.
  3. Why am I doing it? Saat bikin point-point to do list, coba tanyain lagi, kenapa anu harus dikerjain. Penting nggak? Biasain bikin prioritas di to do list. Ini nih, si gueh masih PR euy. Randy nunjukkin kuadran Covey untuk tentuin prioritas dalam bikin to do list. Kerjain dulu yang Penting – Mendesak, lalu kerjain yang Penting – Tidak Mendesak. Yang Tidak Penting- Mendesak gak perlu dipikirin, kan nggak penting.
  4. Email management. Your inbox is not your to do list. Sort by importance. Jangan biarkan banyak email menumpuk, schedule to clear your inbox. Bikin label dan filing system. And this is one of his importance message: never delete your email. Semua korespondensi yang sifatnya tertulis itu bisa jadi bahan acuan suatu hari, bisa jadi bukti, seperti halnya hitam di atas putih.
  5. Write all the schedule daily, weekly, monthly. Pake aja teknologi yang paling nyaman buat kita, mau agenda, iCal, Google Cal, apa aja. Set reminders. Jangan biarkan otak kita disuruh nginget2 banyak hal, apalagi hal yang bisa diingetin sama teknologi.
  6. Tips menghindari Telemarketer. Hang up while you talk. Hehehe, ini harus nonton sendiri sih. @00:33:30 ya.
  7. People are more important than things. Sisihin untuk bilang terimakasih, sama siapapun yang udah berkontribusi di hidup kita. Di Amiriki sih biasa pake “thank you notes” ya. Mungkin kalo di kita bilang makasih pake Watsap, SMS, atau telepon. Selalu sisihkan waktu untuk menghargai, membantu, dan meng-empower orang lain, selama itu nggak mengganggu jadwalmu ya.
  8. Failing to plan is planning to fail. Plan Each Day, Each Week, Each Semester. You can always change your plan, but only once you have one! Menurutku, ini mirip sama slogan Apple “Think Different” atau “Against the rules”, sebelum tampil beda, kita harus pelajari dulu apa yang common. Sebelum ngelanggar aturan, kita harus tau dulu aturannya.
  9. Matiin notifikasi aplikasi. Setiap butuh konsentrasi untuk ngerjain sesuatu, matiin semua notifikasi: email baru, tweetdeck, IM, next song on iTunes, download list (bztt, ini curcol). Well, untuk yang kerja di social media macam aku, monitoring timeline itu penting sih, tapi nggak terus-terusan melototin juga. Biasanya ada perjanjian di atas kertas kok, misal minimum respon 2 jam sekali. Then, tiap 2 jam, bisa kasi reminder untuk cek apa yang harus dicek. Misalnya butuh waktu 15 menit, beres, tutup lagi. Balik lagi ke apa yang harus dikerjain selanjutnya.
  10. Making a time budget. Kalo mau nonton di @00:50:00 ya. Mirip sama kita bikin financial budget gitu. Kalo kita nyatet terus pengeluaran, niscaya kita bisa tau ke pos mana uang kita habis. Sama seperti kita kalo nyatet, kita ngapain aja berapa lama. Kita jadi tau konsumsi waktu kita habis di aktivitas yang mana.
  11. Doing time in the last minute, is very expensive. Bayangin kalo kita nge-post pake Fed-ex atau DHL, pasti lebih mahal daripada pake Servis Pos Biasa. Sama kaya kalo klien butuh cepet, pasti mereka mau bayar mahal untuk itu. Tips-nya biar nggak jadi orang yang suka nunda-nunda kerjaan? coba bikin fake deadline dan yakinkan diri kalo itu adalah deadline beneran. Kalo ada apa-apa masih ada waktu benerin, kalo emang udah bener bisa istirahat/main-main sama pacar.
  12. Sometimes you just have to ask to get something. Aku baru baca ini di buku Gladwell, tapi si Randy menjelaskan dengan sangat seru di @00:57:50
  13. When it comes to delegation: send them the whole package. Saat mendelegasi pekerjaan sama orang, percaya sepenuhnya. Berikan otoritas penuh dan tanggungjawab: cara, strategi, budget, timeline dll. Ini PR sih buat aku, terus terang kalo delegasi sama orang, aku masih suka ngajarin mekanismenya, bikin email panjaaaaang jelasin 1, 2, 3, 4, yang harus dilakuin. Give them objective, not procedure. Well, percaya aja tiap orang punya caranya sendiri dalam mengerjakan sesuatu. One more thing: Sebagai pemimpin atau pendelegasi, pastikan kita mau untuk “do the dirtiest job”, tangan kita harus mau kotor. Bahasaku, harus mau ngepel. Hal ini yang bikin delegasi kita percaya. Randy menjelaskan point ini dengan oke di menit @00:59:15.
  14. Meeting management. Nah, banyak nih catetannya. Pertama, kalo bikin undangan rapat, masukin agendanya ngomongin apa aja. Makesure semua orang sudah siap rapat. Sudah nyiapin bahan. Rapat jadi lebih efektif karena agendanya memutuskan sesuatu. Bukan membahas sesuatu yang ngalor ngidul, atau bahas yang udah dibahas kemaren. Kedua, selalu bikin MOM. Minute of Meeting. Tulis semua keputusan, siapa yang bertanggung jawab, dan kapan deadline-nya.
  15. Vacation mode. Apparently semua orang harus punya vacation mode. Tinggalin pesan di email autoresponder “Hai saya lagi di luar kota, sila kontak si Anu selama nggak ada” atau “Sila kontak saya lagi pada xx September, setelah saya balik liburan”. It’s not a vacation if you read email. (burnnn, me.)
  16. Kill your television. Orang amerika rata-rata 28 jam/minggu nonton tv :))) hampir 3/4 fulltime job. Apa aja sih kata aku, yang jadi penyebab kita nggak effective. Televisi bisa di-replace sesuai kriptonayt kita.
  17. Eat and sleep and exercise. Above all else! Kalo kita bisa nyisihin waktu makan, tidur dan olahraga dengan baik, artinya kita menjaga kesehatan untuk tetap produktif. (again burrrrn, me.) Ohya, satu lagi aku baca di sini, aku suka banget tipsnya “be more Zen”. Ternyata orang-orang di Google itu tiap hari ada sesi meditasi. Bentuknya menurutku bisa macem-macem sih, sholat, yoga, atau cakra balancing, apapun itu, tapi diam sejenak. Find stillness. Fokus sama nafas, listen to our body and say thank to God and the Universe.

Yak, itu dia 17 point dari 1.5 jam kelasnya Randy Pausch, alm yang berpulang tanggal 25 Juli 2008. Tepat lima tahun kemudian aku baru nemu link-nya di twitter via tweetnya @edwardsuhadi. Thanks mas!

I hope you guys have a fun and joyful life. Mine here is great. I’m now waiting for my US visa to be approved. If everything goes as planned, I’m going to leave for my Master Degree in San Francisco. My husband is now working on his thesis and plan to finish it by next month. Amin amin!

Semoga semua lancar, sehat, sejahtera, dan mari terus sambung doa.

Terus produktif, terus bahagia.

Ohya, lancar-lancar ya Ramadhan-nya!

Advertisements

2 Comments on “Time Management Things”

  1. […] make infographics. Above was the first I found, I amazed how it could summarize Randy’s lecture beautifully. So […]


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s